België – Verplichte elektronische facturatie en e-rapportage

De einvoice is verplicht wanneer de levering van goederen of diensten in België aan btw onderhevig is, de Belgische factuurregels van toepassing zijn en de klant een Belgisch btw-registratienummer heeft. B2C-transacties vallen niet onder deze verplichting, net als transacties die zijn vrijgesteld van btw op basis van artikel 44 van het Belgische btw-wetboek. Dit betekent dat vanaf 01.01.2026 buitenlandse bedrijven met een Belgisch btw-registratienummer wel klaar moeten zijn om Peppol- of andere EN16931-gebaseerde gestructureerde einvoices te ontvangen van hun Belgische leveranciers en te verwerken.

Uitwisselingsplatformen en naleving

De gebruikte boekhoudsoftware moet de vereiste uitwisseling van op Peppol gebaseerde gestructureerde B2B einvoices tussen in aanmerking komende bedrijven ondersteunen. Het Belgische systeem is gebaseerd op een Peppol 4-corner model, zonder betrokkenheid van de Belgische belastingdienst (Peppol-bis formaat). Het gebruik van andere uitwisselingsplatformen is toegestaan, mits deze voldoen aan het Europese formaat EN16931 en is afgestemd met de klant.

Overgangsperiode en wettelijke naleving

Tot 31 december 2025 kunnen zowel elektronische facturen (mits de ontvanger akkoord gaat) als papieren facturen worden gebruikt. Maar vanaf 1 januari 2026 wordt gestructureerde elektronische facturatie verplicht voor transacties tussen Belgische btw-plichtige bedrijven. Het is toegestaan om een PDF- of papieren versie van de factuur aan uw klant te sturen, maar alleen de gestructureerde elektronische factuur is wettelijk geldig en relevant voor de btw-aftrek. Voor andere transacties die niet onder de verplichte e-facturatie vallen, blijft het mogelijk om papieren of PDF-facturen uit te reiken.

Introductie van e-rapportage

Naast de invoering van verplichte einvoicing heeft de Belgische overheid op 31 januari 2025 bevestigd dat er vanaf 1 januari 2028 een bijna real-time B2B-rapportage van binnenlandse transacties (‘e-rapportage’) zal worden geïntroduceerd (ook bekend als een 5-corner model). Meer informatie over deze rapportage verplichting volgt nog.

Bij Pincvision helpen wij bedrijven die moeite hebben om hun e-invoice software tijdig aan te passen. Neem contact met ons op via onderstaand formulier als je meer informatie wilt over onze oplossingen. Wij staan klaar om je te helpen.